• Jennifer Rupp

5+1 Tipps, wie du effizient in deinem Business arbeitest

Mir ist es wichtig, täglich Punkt 15 Uhr beim Kindergarten auf der Matte zu stehen. Somit habe ich nur wenige Stunden Zeit meiner Arbeit nachzugehen. Weil ich trotzdem viel mit meinem Business vorhabe und meinem beruflichen Erfolg nicht auf "später, wenn der Kleine groß ist" verschieben will, sind mir Effektivität und Effizienz bei meiner Arbeit eine Herzensangelegenheit.

Bevor wir starten, eine Definition der Begriffe Effektivität und Effizienz.


Effektivität - Bei der Effektivität geht es um das Was. Der Begriff Effektivität bezieht sich auf das Ergebnis/den Effekt, den du erzielst. Es geht darum strategisch die richtigen Dinge zu tun, z.B. schreibst du einen Blogartikel, um über Google besser gefunden zu werden. Du arbeitest drei Tage daran, gehst unstrukturiert vor, aber hast am Ende deinen Blogbeitrag. Der Effekt, also der fertige Blogbeitrag, ist herbeigeführt. Effektivität hat also viel mit der richtigen Strategie zu tun. Dass du aber beim Schreiben viel Zeit verloren hast, interessiert bei der Effektivität nicht.


Effizienz - Bei der Effizienz geht es um das Wie. Bei der Effizienz geht es um die Wirtschaftlichkeit. Das heißt, deine Arbeitsabläufe sind so zu verbessern, dass du zeitsparend und ressourcensparend die Dinge erledigst. Deinen Blogbeitrag innerhalb von drei Stunden zu beenden, wäre also sehr effizient. Aber, als Coach für Tierkommunikation einen Beitrag über Flipflops innerhalb von wenigen Stunden zu schreiben, wäre zwar effizient, aber nicht effektiv. Denn das Ergebnis deiner Tätigkeit bringt deinem Unternehmen nichts.


Effizienz und Effektivität werden im allgemeinen Sprachgebrauch gerne vermischt. Aber, wie wir gerade festgestellt haben, unterscheiden sich beide Begriffe inhaltlich stark voneinander.


So viel zur Theorie!


Kommen wir nun zu den 5 Tipps, wie du dein Business effizienter voranbringst und jede Menge Zeit sparst.


1. Erst Effektivität und dann Effizienz: Der Strategiecheck


Wie wir am Anfang gelernt haben, bringt uns Effizienz ohne Effektivität nichts. Treffe daher strategisch kluge Entscheidungen für dein Business. Strategisch unkluge Entscheidungen sind ineffektiv. Sie haben keine positiven Auswirkungen auf dein Business (siehe Definition oben), da bringt dir Effizienz am Ende auch nichts.


Habe daher Klarheit über deine Strategie verfolge sie. (Ich weiß, dass ist nicht immer so leicht!) Deine Strategie sollte natürlich auch für dich aufgehen und dir und deinem Unternehmen regelmäßige Einnahmen einbringen. Nur mit einer für dich funktionierenden Strategie kannst du sowohl effektvolle (effektive) als auch gute Entscheidungen treffen. (Du möchtest deine Business Strategie mit mir einmal durchsprechen? Dann trage dich hier für ein unverbindliches Erstgespräch ein.)


2. Analysiere deine Tätigkeiten, um endlich effizienter zu arbeiten


Nachdem du deine Strategie überprüft hast, nimm alle deine Tätigkeiten genau unter die Lupe. Finde heraus, welche Aufgaben deiner Strategie dienlich sind und welche nicht.


Hast du eine Tätigkeit gefunden, die deiner Strategie nicht dienlich ist? Dann schau sie dir genau an und finde heraus, warum du darin deine Zeit investiert hast. Mach dir klar, ob du diese Tätigkeit wirklich brauchst oder ob sie nur deine Zeit auffrisst. In diesem Fall empfehle ich dir, diese Aufgabe zu streichen.


Die Tätigkeiten, dir deiner Strategie dienlich sind und ich somit voranbringen, kannst du dann nochmal genauer ansehen und optimieren. Schaue dir genau an, was du wie tust und welche einzelnen Schritte du dabei gehst. Am besten schreibst du dir den ganzen Prozess einmal als Auflistung auf. Danach überlegst du dir, wie du einzelne Schritte überspringen, oder sparen kannst. Das Ziel ist, das gleiche oder bessere Ergebnis zu erreichen, aber effizienter, also in diesem Fall zeitsparender.


3. Struktur & Workflows für mehr Effizienz


Strukturiere deinen Tag, deine Woche, dein Jahr. Finde heraus, was für ein Typ du bist. Manchen tut es gut eine Aufgabe komplett zu Ende zu bringen und erst danach eine neue Aufgabe anzufassen (Finish-Typ). Für andere ist es besser ein konkretes Zeitfenster festzulegen, in dem sie eine bestimmte Aufgabe anpacken (Timeslot-Typ).


Wiederkehrenden Aufgaben solltest du regelmäßig besondere Aufmerksamkeit gönnen. Zum Beispiel mutiert bei vielen die Buchhaltung zum wahren Zeitfresser! Wie viel Zeit verlierst du zum Beispiel beim überlegen, wo du noch gleich die Telefonrechnung findest? Oder wo war noch gleich die Providerrechnung? War sie zum Runterladen im Portal, kam sie per Mail und wenn ja in welchem Postfach? Wenn du regelmäßig überlegst und suchst ist das nicht effizient. Du verlierst wertvolle Zeit. Deine Workflows, also deine Arbeitsabläufe, kannst du genau an so einer Stelle verbessern. Finde die Stelle an der es hakt und suche nach Möglichkeiten diese Schnecke in eine Rennmaus zu verwandeln. Beim Beispiel mit der Buchhaltung, könntest du dir eine Liste aufstellen, wo du genau und schnell nachlesen kannst, was du wo findest inkl. Link. Glaub mir, das spart so viel Zeit!



4. Fokus für mehr Effizienz in deinem Business


Schärfe deinen Fokus auf dein Ziel und visualisiere es immer wieder aufs neue. Wo willst du hin? Was hast du dir für dieses Jahr vorgenommen? Hast du ein Ziel für diesen Monat? Ein klarer Ziel-Fokus hilft dir, deine Arbeit effizienter anzupacken.


Fokussiere dich nur auf eine Tätigkeit zur selben Zeit. Auch wenn viele Frauen behaupten multitaskingfähig zu sein, verlieren sie doch Zeit, während sie das versuchen zu sein. Wenn du gerade einen Blogbeitrag schreibst, dann schreibe ihn. Wenn du gerade an der Buchhaltung bist, dann mach die Buchhaltung.


Tipp: Spüre immer wieder in dich hinein, welche Aufgaben heute dran sind. Welche sind faktisch dran, weil ein Termin näher rückt und welche sind heute dran, weil sie gerade zu deiner Energie passen? Denke immer daran, du hast dich selbstständig gemacht, um auch eine Freiheit zu leben, nicht um dich zu quälen, wenn es gerade nicht passt.


5. Arbeite mit Timeboxing als Effizienz-Booster


Für manche Aufgaben kann es dir helfen konkrete Timeslots (Timeboxing) festzulegen, an denen du dich z.B. mit deinen Social Media Postings beschäftigst. Falls du eigentlich gar nicht so gerne Social Media Beiträge erstellst, es aber für deine Strategie sinnvoll ist, freust du dich, wenn du es geschafft hast. Und falls du dazu neigst, viel zu lange an deinen Beiträgen rumzubasteln, kann die limitierte Zeit dir helfen schneller zu einem Ende zu kommen.


Wenn du merkst, dass du trotz des festgelegten Timeslots nicht zu Potte kommst und du vielleicht sogar ins Trödeln kommst, dann empfehle ich dir folgendes:


Get things done. Nimm dir die Aufgabe vor und bringe sie zu Ende. Egal, wie wenig Lust du gerade darauf hast. Das befreiende Gefühl danach ist umso schöner!



Wie du noch die Effizienz in deinem Unternehmen steigern kannst


Bei der Effizienz geht es immer um Ressourcen, also Zeit, Geld, Materialien. Eine wichtige unternehmerische Ressource für die meisten Selbstständigen ist Zeit. Ganz besonders, wenn du als Selbstständige das meiste selbst managest. Prüfe daher für dich, ob Aufgaben auch abgeben kannst, um Zeit zu gewinnen. Die Aufgaben gibst du natürlich im Tausch gegen Geld ab, aber dafür hast du wertvolle Zeit gewonnen. Zeit, die du in das weitere Wachstum deines Unternehmens investieren kannst. Die gewonnene Zeit kannst du natürlich auch in deinen Lifestyle investieren. Das kann dir helfen, entspannter zu sein und wirkt sich dann wiederrum positiv auf dein Business aus.


Effizient arbeiten, mein persönliches Fazit


Für mich hat effizientes arbeiten nichts mit hustlen zu tun. Ganz im Gegenteil: Es schärft dein Bewusstsein für deine wichtigsten Ressourcen, nämlich Zeit und Geld. Die Fähigkeit effizient dein Business anzupacken, hilft dir nicht wieder ein neues Hamsterrad zu bauen (aus dem du vielleicht gerade erst ausgebrochen bist). Stattdessen baust du dir ein Leben und Arbeiten auf, welches in Harmonie mit deinen Bedürfnissen steht.


Wie wichtig ist dir Effizienz in deinem Business?


Ich freue mich von dir zu lesen.


Deine Jennifer


Die Erfolgsmanagerin

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